Een goed evenement begint lang voordat de deuren openen
Voor een gast lijkt een goed evenement soms vanzelf te verlopen. De ontvangst klopt, het programma begint op tijd en medewerkers weten waar ze moeten zijn.
Achter die vanzelfsprekendheid zit voorbereiding.
Een Event Manager brengt alle onderdelen samen: planning, locatie, leveranciers, budget, communicatie, hospitality en uitvoering. Daarbij moet iemand vooruit kunnen denken, maar op het moment zelf net zo makkelijk kunnen schakelen wanneer iets anders loopt dan gepland.
Recruitment Campus helpt werkgevers bij het vinden van ervaren Event Managers die structuur brengen in de voorbereiding en rust bewaren wanneer de druk toeneemt.
Wat moet er achter de schermen kloppen?
Een Event Manager houdt veel lijnen tegelijkertijd vast. Juist daarom zegt alleen ervaring met “events organiseren” nog weinig over het niveau van een kandidaat.
Het type evenement, aantal gasten, budget en hoeveelheid betrokken partijen bepalen hoe complex de functie daadwerkelijk is.
Een Event Manager kan verantwoordelijk zijn voor:
Planning en draaiboeken
Van eerste voorbereiding tot opbouw, uitvoering en evaluatie.
Leveranciers en partners
Afstemmen met locaties, catering, techniek en andere externe partijen.
Budget en deadlines
Bewaken van kosten, afspraken en belangrijke beslismomenten.
Teams en uitvoering
Zorgen dat medewerkers weten wat er wanneer van hen verwacht wordt.
Onverwachte situaties
Snel beslissingen nemen zonder dat de kwaliteit of uitstraling van het evenement verloren gaat.
Juist de combinatie van organiseren en beslissen maakt deze functie sterk afhankelijk van persoonlijkheid en ervaring.
Een draaiboek is pas sterk als iemand ervan durft af te wijken
Voorbereiding is belangrijk, maar geen enkel evenement verloopt volledig volgens plan.
Een leverancier loopt vertraging op. Het aantal gasten verandert. Techniek werkt anders dan verwacht of het programma moet op het laatste moment worden aangepast. Een goede Event Manager raakt dan niet het overzicht kwijt.
Dat vraagt om stressbestendigheid, besluitvaardigheid en communicatie. Iemand moet snel kunnen bepalen wat prioriteit heeft, betrokken partijen meenemen en ondertussen blijven bewaken wat gasten van het evenement merken.
Recruitment Campus kijkt daarom niet alleen naar welke evenementen iemand eerder heeft georganiseerd. We onderzoeken ook hoeveel verantwoordelijkheid iemand droeg, welke complexiteit daarbij hoorde en hoe iemand handelt wanneer de praktijk afwijkt van het plan.
Andere functies binnen executive search Hospitality
Hospitality bestaat uit verschillende momenten in de klant- en gastreis. Afhankelijk van waar de verantwoordelijkheid ligt, kan een andere specialistische functie beter aansluiten.
Hospitality search met Wim Zeevenhoven
Voor Hospitality werk je bij Recruitment Campus samen met Wim Zeevenhoven, Consultant.
Hospitality is zijn primaire specialisme en Event Manager is een van de functies waarop hij zich specifiek richt. Door zijn ondernemerservaring kijkt Wim bovendien verder dan alleen de organisatorische kant van een evenement. Ook service, communicatie, verantwoordelijkheid en de ervaring van gasten of klanten spelen mee.
Bij de selectie kijkt hij daarom naar wat iemand georganiseerd heeft én hoe die professional samenwerkt, beslissingen neemt en onder druk het overzicht bewaart.
